Gestion de l'échéance VS Recouvrement : Complémentarité et "bon sens"

Le recouvrement de créances et la gestion de l'échéance sont deux processus distincts mais complémentaires dans la gestion des créances d'une entreprise. Leur distinction repose principalement sur le moment où ces actions sont effectuées et les objectifs spécifiques qu'elles poursuivent. Voici une explication détaillée de la différence entre les deux concepts et les vertus de la gestion de l'échéance.

Recouvrement de créances

Le recouvrement de créances intervient lorsqu'une facture est impayée à l'échéance convenue et que l'entreprise tente de récupérer les montants dus. Ce processus s'inscrit dans une démarche de réaction face à une situation de défaut de paiement. Il existe deux principaux types de recouvrement :

1. Recouvrement amiable : Dans un premier temps, l'entreprise tente de recouvrer la dette par des moyens non judiciaires. Cela inclut des relances par courrier, téléphone ou email pour rappeler au client l'existence de la dette et solliciter son règlement. Si le client rencontre des difficultés financières, il peut être possible de négocier un échéancier.
2. Recouvrement judiciaire : Si les relances amiables échouent, l'entreprise peut avoir recours à des actions en justice. Cela peut impliquer l'obtention d’une injonction de payer ou d’autres recours légaux pour forcer le débiteur à régler ses dettes.

Le recouvrement de créances peut être réalisé en interne par l'entreprise ou externalisé à une société spécialisée en recouvrement. L'objectif est d'obtenir le paiement de factures en retard, mais ce processus peut être coûteux, chronophage et parfois risqué si le débiteur est insolvable.

Gestion de l'échéance

La gestion de l'échéance intervient avant la date d’échéance de la facture. C'est une stratégie proactive visant à prévenir les retards de paiement en restant en contact avec les clients en rappelant notamment les échéances à venir et en vérifiant la conformité et la bonne réception des factures transmises. Elle s'effectue par le biais d'appels téléphoniques, d'emails ou encore de notifications.

La gestion de l'échéance s'opère dans une logique de gestion du risque et de prévention des impayés. L'objectif est d'anticiper et de minimiser le risque de défaut de paiement en instaurant un dialogue régulier avec les clients avant que les échéances ne soient dépassées.

Les vertus de la gestion de l'échéance

La gestion de l'échéance présente plusieurs avantages majeurs pour les entreprises :

1. Réduction des retards de paiement : En rappelant à un client l’imminence d’une échéance, l’entreprise favorise un paiement à temps. Cela permet de maintenir une trésorerie saine et de réduire la nécessité de passer par des procédures de recouvrement, souvent longues et coûteuses.
2. Amélioration des relations clients : Les démarches préventives menées durant la période d'échéance ne sont pas perçues comme des menaces ou des rappels agressifs. Elles permettent de maintenir une relation positive avec les clients en montrant un souci de suivi, tout en leur offrant la possibilité d’anticiper tout problème éventuel de trésorerie.
3. Diminution du risque d’impayés : Une communication régulière permet de détecter plus rapidement les signes avant-coureurs d’une difficulté financière du client. Si le client évoque des problèmes de paiement, il est possible de convenir d’arrangements (comme un échelonnement de la dette), évitant ainsi des impayés.
4. Optimisation du temps : La gestion de l'échéance demande généralement moins de ressources qu'un recouvrement. Elle permet de maintenir un suivi continu avec les clients sans avoir à investir autant de temps et d'efforts qu'un processus de recouvrement une fois l'échéance passée.
5. Consolidation de la réputation de l’entreprise : En adoptant une approche proactive et préventive, l’entreprise renforce sa réputation de professionnalisme et de rigueur dans la gestion de ses créances. Cela peut inciter les clients à respecter davantage les délais de paiement à l’avenir.

Conclusion

En résumé, le recouvrement de créances est une démarche réactive qui intervient après un défaut de paiement, alors que la gestion de l'échéance permet d'anticiper les défauts de paiement en rappelant les échéances avant leur survenance et en effectuant des contrôles qualités. Ces démarches préventives permettent non seulement de réduire les retards et les impayés, mais aussi de maintenir des relations commerciales harmonieuses et d'améliorer la gestion globale de la trésorerie. Elles constituent donc un outil essentiel pour une gestion saine et préventive des créances.