Ce mois-ci, nous vous invitons à faire un premier bilan de santé de la gestion de votre poste clients. Faites le point sur votre processus de facturation, identifier les points faibles et mettre à jour vos données clients pour valider que vous disposer de bases solides pour un suivi efficace tout au long de l'année de vos créances clients. S'assurer de la pertinence du processus de facturation est essentiel pour garantir l'exactitude des données, la conformité légale, l'efficacité opérationnelle et, in fine, la santé financière de l'entreprise. Voici des conseils et une approche structurée pour mener ce "bilan de santé de votre gestion du poste client"
1. Préparation de l'analyse de la situation
- Les principaux objectifs de cette phase sont les suivants
- Identifier les erreurs et les inefficacités.
- Réduire les délais de facturation.
- Améliorer la qualité des données.
- Renforcer la conformité légale.
- Réduire les impayés.
- Pour une analyse efficace il convient de valider le périmètre de l'analyse, et notamment :
- Quels sont les types de factures à auditer (ventes, achats, prestations, etc.) ?
- Quelles sont les périodes à couvrir (un mois, un trimestre, une année) ?
- Quelles sont les entités ou départements concernés (commercial, comptabilité, logistique) ?
- Ne pas être seul pour mener l'analyse :
- N'hésitez pas à inclure des personnes clés des différents départements impliqués dans cette mission d'analyse critique et constructive. Ce qui sera identifié doit être vu comme une "pépite" (une source de progrès futur) même si le constat est qu'il y a un pépin dans l'organisation et les process en place.
- Organisez la collecte d'information et de documentation et notamment :
- Conditions générales de vente (CGV).
- Modèles de factures (format, mentions obligatoires).
- Procédures de facturation écrites.
- Listes de prix.
- Contrats clients.
- Accès au logiciel de facturation (si applicable).
2. Analyse du Processus de Facturation Existant
- Etablir (ou réviser si elle existe) la Cartographie du processus :
- Décrire étape par étape le processus actuel, du début (commande ou prestation) jusqu'à la réception du paiement.
- Identifier les différents intervenants, les délais et les outils utilisés à chaque étape.
- Repérer les éventuels points de blocage, doublons, goulots d'étranglement.
- Analyser les données :
- Examiner un échantillon représentatif de factures (quantité et nature).
- Vérifier :
- L'exactitude des informations (coordonnées client, montants, TVA, etc.).
- La conformité légale des mentions obligatoires.
- L'application des conditions de vente (prix, remises, délais de paiement).
- La cohérence entre les factures, les commandes et les livraisons/prestations.
- Analyser les délais de facturation (de la commande à l'émission de la facture).
- Étudier les taux d'erreurs (factures incorrectes, retours, etc.).
- Organiser des temps d'échange et d'interview des acteurs concernés :
- Recueillir les avis et les impressions des équipes concernées.
- Identifier les difficultés rencontrées au quotidien.
- Comprendre les pratiques informelles et les "astuces" utilisées.
3. Identification des Points Forts et des Points Faibles
- Points Forts :
- Ce qui fonctionne bien et doit être maintenu.
- Les pratiques efficaces et les outils performants.
- Points Faibles :
- Les sources d'erreurs (manque de formation, saisie manuelle, etc.).
- Les inefficacités (processus trop longs, manque d'automatisation, etc.).
- Les non-conformités (mentions obligatoires, application de la TVA, etc.).
- Les risques (fraude, perte de données, etc.).
- Les gaspillages (temps, ressources, etc.).
4. Élaboration des Recommandations
- Prioriser les améliorations :
- En fonction de l'impact sur les performances, les risques et les coûts.
- En tenant compte de la faisabilité technique et financière.
- Formuler des recommandations concrètes et mesurables :
- Mettre en place de nouvelles procédures.
- Automatiser certaines étapes du processus (facturation électronique, relances automatiques, etc.).
- Investir dans de nouveaux outils ou logiciels.
- Former les équipes aux bonnes pratiques.
- Améliorer la communication entre les départements.
- Mettre à jour les CGV et les modèles de factures.
- Proposer un plan d'action détaillé :
- Définir les étapes à suivre, les responsabilités, les délais, et les indicateurs de suivi.
5. Mise en Å’uvre et Suivi
- Déployer les recommandations :
- Mettre en place les nouvelles procédures et former les équipes.
- Investir dans les outils et les logiciels.
- Communiquer clairement les changements à toutes les parties prenantes.
- Suivre les résultats :
- Mesurer l'impact des changements (réduction des erreurs, amélioration des délais, etc.).
- Ajuster les actions si nécessaire.
- Réaliser des audits réguliers pour assurer une amélioration continue.
Conseils Supplémentaires :
- Impliquer les équipes : La réussite de l'audit dépend de l'adhésion de toutes les parties prenantes.
- Être pragmatique : Proposer des solutions réalistes et adaptées au contexte de l'entreprise.
- Documenter le processus : Mettre par écrit les procédures et les bonnes pratiques.
- Utiliser des outils d'analyse : Pour faciliter l'analyse des données et le suivi des résultats.
Points d'attention spécifiques :
- Conformité fiscale : Assurez-vous que les factures respectent les obligations légales en matière de TVA et de mentions obligatoires.
- Facturation électronique : Évaluez l'opportunité de passer à la facturation électronique pour réduire les coûts et les délais.
- Gestion des litiges : Mettez en place une procédure pour gérer les erreurs de facturation et les litiges clients.
En suivant cette approche structurée et en impliquant activement toutes les parties prenantes, vous serez en mesure de réaliser un audit efficace de votre gestion du poste clients et d'apporter des améliorations significatives à votre entreprise. N'hésitez pas si vous avez des questions spécifiques ! Nous serons heureux de vous accompagner dans le diagnostic comme dans la mise en œuvre de bonnes pratiques pour une meilleure gestion de votre poste clients.
par CFC.
